Klant casus: Partybussen
Na het afronden van het Responsief Werken traject bij onze klant Partybussen hebben we samen geëvalueerd. Waar staan wij nu in vergelijking met toen we het traject ingingen? Welk effect heeft dit traject gehad op het welzijn van de medewerkers? Welke producten hebben wij ingezet en hoe heeft de klant dit ervaren. Voor deze casus praten wij met de eigenaar van Partybussen Kees Buijtenhuis.
Klant introductie
Kun je kort iets vertellen over jouw bedrijf Partybussen?
“Vanaf 2010 verzorgen wij busreizen naar grote muziekevenementen in Nederland. Ons hoofdkantoor is in het centrum van Rotterdam gevestigd en we hebben een kantoor in Groningen, in de Puddingfabriek. Gedurende het hoogseizoen zijn er 20 tot 25 medewerkers in dienst verdeeld over het land. Doordat wij de mogelijkheid bieden om vanuit huis te werken, zijn er Partybussen medewerkers verspreid over Nederland voor ons aan het werk!”
Klant behoefte
Waarvoor heb je in eerste instantie de hulp van Responsief Werken ingeschakeld?
“Het voelde destijds alsof de stabiliteit van de bedrijfsvoering in gevaar was. Door de corona crisis hebben we al ons personeel moeten laten gaan. Dit betekent dat we na de pandemie snel nieuw personeel moesten aannemen om weer te kunnen draaien. Het gevolg: veel nieuwe en onervaren medewerkers. Dit had een aantal problemen als gevolg.”
- Processen en instructies werden niet gevolgd
- Tegenvallende bedrijfsresultaten
- Projectmedewerkers leken niet te luisteren naar de instructies van hun manager
- Hoge werkdruk door de druk op begeleiding en controle
- Gespannen werksfeer
Doel van het Responsief Werken Traject
Onderzoeken waar de discrepantie zit tussen enerzijds wat er gevraagd wordt vanuit management en anderzijds wat er door medewerkers opgeleverd wordt. Wanneer dit inzichtelijk is, kan de volgende stap gemaakt worden: zoeken naar een oplossing. In het traject houden we er rekening mee dat het probleem ergens anders kan liggen dan de opdrachtgever vermoedt. Responsief Werken achterhaalt de vraag achter de vraag en zet interventies (zoals; workshops, trainingen, dialogen) in gericht op de kern van het probleem.
Ingezette producten
Kun je vertellen hoe wij samen het traject gestart zijn?
“Ja, geen probleem. Als eerst werd er een tool (De MoodMonitor) ingezet om het gemoed van de medewerkers te peilen. Dit werd goed begeleid met instructies en een onboarding. Er werd mij uitgelegd dat de data vanuit de tool gebruikt wordt als inzicht voor het traject én om te bepalen met wie er een dialoog gevoerd mag worden. Wat ik fijn vond, is dat er zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek werd gedaan. Nadat de MoodMonitor twee weken heeft gedraaid, is er een gesprek gepland met de projectmanagers en Lonneke van Responsief Werken. Hier was ik zelf niet bij, maar naar aanleiding van dit gesprek kwam Lonneke bij mij aankloppen met extra vragen.”
Uitkomst MoodMonitor
Het werd duidelijk dat er sprake was van een gedragspatroon tussen management en projectmedewerkers. Dit had een duidelijk negatief effect op de samenwerking en het welzijn. De verwachting van het management was dat de projectmedewerkers meer ownership toonde over projecten. Dit terwijl managers veelal bezig waren met micro-managen. De verwachting van de projectmedewerkers was dat ze meer ownership en autoriteit over hun eigen projecten kregen. Dit terwijl ze geen ownership pakte, maar juist weerstand boden tegen – de al bestaande – instructies en protocollen. Dit gedragspatroon werd in stand gehouden doordat beide partijen elkaar continue triggeren. Van actie gelijk naar reactie.
Aanpak
Wat hebben wij op basis van deze inzichten aan je voorgesteld?
“Het voorstel was om eerst deze onderstroom zichtbaar te maken voor alle betrokkenen. Het werd goed uitgelegd door Lonneke dat er een groter bewustzijn dient te komen van het eigen gedrag. Dit door in eerste instantie de onderliggende psychische processen op tafel te leggen. Buiten de bewustwording kan dit ook begrip voor elkaars reactie stimuleren. Ze vertelde dat deze ruimte nodig is om in gesprek te gaan en het gedrag te kunnen aanwijzen en benoemen. Van de ander, maar ook van jezelf. Wij stonden hier zeker voor open want wij wilden heel graag dit patroon te doorbreken!”
Aanpak Responsief Werken
De Responsief Werken Workshop die is aangeboden heet “Over het toelaten wat er is”. Het heeft als doel om stil te staan bij de triggers die worden ervaren. Door hier naar te kijken wordt het zichtbaar wat voor impact de vervelende gebeurtenis uit het verleden heeft gemaakt. Maar ook op welke manieren dit nu nog de samenwerking belemmert. Dit is de vraag achter de vraag is. Vanuit een veilige setting is er bewustzijn gecreëerd. Daarna werd hier een dialoog over gevoerd, ingeleid en begeleid door Lonneke van Responsief Werken.
Wij noemen graag het beestje bij zijn naam. Daarom hebben we het vraagstuk aangepast en meer laten aansluiten op de kern van het probleem. Dit vraagstuk zal structureel ruimte krijgen in zowel de gesprekken onderling als het onderwerp van de dialogen die gevoerd worden.
Vraagstuk: Hoe kunnen wij het gedragspatroon – ontstaan door wederzijdse teleurstellingen en in stand gehouden door reacties vanuit de pijn – doorbreken én herhaling voorkomen?
.
Na de workshop zijn de ontwikkelingen binnen Partybussen versneld geraakt. De werkwijze werd doorgezet zoals deze was. Er is voor gekozen de aanpak meer in detail uit te werken met als doel medewerkers te ondersteunen. Dit heeft er niet voor gezorgd dat de projectmedewerkers minder administratie moesten doen. De onderlinge frictie bleef doordat de manier van werken niet in lijn lag met hoe de projectmedewerkers het liefst werken. Om het welzijn en werkgeluk van alle betrokkenen te behouden was in goed overleg afscheid nemen de beste oplossing.
Conclusie
Wat heb je zelf geleerd van dit traject met betrekking tot het probleem?
“Ik heb er persoonlijk veel baat bij gehad en ik denk dat het goed is om iemand er objectief bij te hebben die zoiets begeleid. Wij hadden een situatie waarin we vastliepen en Responsief Werken heeft ons geholpen om de andere kant en/of perspectief uit te vragen. Ze hebben voor ons ruimte geschept om erover te praten en ons allen uitgenodigd om open en ontvankelijk naar de situatie en elkaar te kijken. Er was in dit geval intern te veel gebeurd, en lag de voorkeur voor werkwijze te ver uit elkaar, dat wij uiteindelijk in goed overleg afscheid hebben genomen van een aantal projectmedewerkers.”
Het Responsief Werken traject was voor Kees een verrijking door de volgende lessen:
- Gezonder leren omgaan met situaties
- Perspectief inname
- Het team meenemen in toekomstige veranderingen
- Checken / toetsen van aannames
- Het belang van dezelfde zienswijze te hebben onder medewerkers
- Hoe extreem zich dit kan uiten als je die onderstroom niet op tijd signaleert en op tafel legt!
Conclusie
Soms is er zo veel gebeurd, dat het beter is om afscheid te nemen. Echter, doordat wij samen dit proces bewust hebben doorlopen zijn er belangrijke inzichten naar boven gekomen. De thema’s veiligheid en betrokkenheid komen veel terug. Daarom heeft Responsief Werken samen met Partybussen grote en kleine aanpassingen gemaakt binnen het bedrijf. Met als doel een veilige werksfeer, verbetering van het welzijn en hogere betrokkenheid.
Een overzicht van interne veranderingen bij Partybussen:
- Responsief Werken heeft een vertrouwenspersoon aangesteld voor Partybussen
- Responsief Werken biedt één-op-één coaching aan voor professionele en/of eigen ontwikkeling van al het Partybussen personeel
- Responsief Werken doet kwartaalmetingen met de MoodMonitor om het welzijn structureel te monitoren
- Responsief Werken heeft een PSA-beleid geschreven voor Partybussen
- Responsief Werken stelt samen met het personeel van Partybussen een omgangsvormen document op
- Er is bewustzijn gecreëerd over de eigen triggers en effecten van onverwerkte emotionele lading
Ter afsluiting van het Responsief Werken Traject hebben we de MoodMonitor nogmaals aangezet. Op deze manier kunnen we het resultaat van de ingezette interventie en interne aanpassingen meten. De MoodMonitor monitort het gemoed en welzijn van het personeel gedurende twee weken. Vóór het traject van Responsief Werken zat 64,6% van het Partybussen personeel lekker in hun vel. Na het traject is het percentage blije medewerkers verhoogd naar 87,88%. Dat is een verhoging van 36%! Een mooie verbetering van het welzijn van Partybussen medewerkers. Meest gekozen reden voor het positieve gemoed: “Ik ben lekker productief bezig”. Dat zijn jullie zeker!